Assistant.e administratif.ve chantier

Deviens l’assistant.e administratif.ve qui assure le lien entre terrain et gestion avec efficacité et sourire !

Ce qu’on attend de toi :

• L’assistant.e administratif.ve chantier est responsable de tout le travail de secrétariat du service exécution. Il s’agit principalement de tâches administratives.
• Elle est responsable du classement de tous les documents relatifs au service exécution, tant dans le programme de gestion documentaire en usage dans l’entreprise qu’en format papier et de leur archivage.

Ce que tu feras :

• Rédiger et envoyer les différents documents préparés dans le service (courriels et courriers, états d’avancement, décomptes, etc.)
• Classer tous les documents dans le programme de gestion documentaire et vérifier que tout s’y trouve
• Faire les déclarations d’ouverture de chantier et créer les accès à l’ONSS
• Effectuer les demandes d’impétrants
• Déclarer les sous-traitants à l’ONSS et mettre à jour la liste des sous-traitants par chantier
• Envoyer quotidiennement la liste du checkin@work aux personnes concernées
• Assurer la gestion documentaire des plans de chantier (immatriculation, tirages et mise à jour de la liste des plans)
• Rédiger et envoyer les demandes de prix préparées par les gestionnaires et conducteurs de chantier et établir les comparatifs des offres reçues
• En cas d’indisponibilité de l’assistante administrative achats, dactylographier les commandes aux fournisseurs et sous-traitants et les diffuser
• Etablir les avenants éventuels pour les commandes fournisseurs et sous-traitants en cours et les diffuser
• Préparer les fiches techniques en suivant les instructions des gestionnaires ou conducteurs
• Etablir la liste des fiches techniques par chantier et assurer le suivi des approbations
• Etablir la liste des décomptes par chantier et assurer le suivi des approbations
• Préparer les formulaires d’évaluations des fournisseurs et sous-traitant
• Préparer les dossiers as-built

Ton profil : 

• Bachelier Assistant.e de direction ou expérience dans une fonction similaire
• Connaissance en lois sociales checkin@work
• Maîtrise de Suite Microsoft Office : Outlook, Excel, Word et Sharepoint
• Connaissance de Traxxeo est un plus
• Parfaite connaissance orale et écrite du français
• La pratique d’une seconde langue est un atout : Néerlandais et/ou anglais
• Ordonné.e, rigoureux.se, précis.e et soigneux.se
• Autonome, méthodique, organisé.e et discrèt.e
• Bonnes capacités relationnelles et sens des responsabilités